Міністерство освіти і науки України
Миколаївська загальноосвітня школа № 3
на тему:
Рабо чаю книга Excel. Зв'язок між робочими аркушами.
Спільне використання даних.
Воронова Олена
Перевірила
Девяткова В.М.
2002
Рабо чаю книга Excel. Зв'язок між робочими аркушами.
Спільне використання даних.
Листи робочої книги
До цих пір працювали тільки з одним листом робочої книги. Часто буває корисно використовувати кілька робочих аркушів.
У нижній частині екрана видно Ярлички аркушів. Якщо клацнути на ярличку лівою клавішею миші, то зазначений лист стає активним і переміщається нагору. Клацання правою кнопкою на ярлику викличе меню для таких дій з листом, як переміщення, видалення, перейменування і т.д.
У лівому нижньому кутку вікна робочої книги знаходяться кнопки прокрутки за допомогою яких можна переходити від одного робочого листа до іншого.
Клацнувши правою кнопкою миші на кнопках прокручування ярличків, можна відкрити констектно - залежне меню для вибору потрібного робочого листа.
Розташування робочих книг
Припустимо, ви хочете бачити на екрані відразу всі відкриті книги, Excel без зусиль виконає ваше бажання, причому ви зможете легко орієнтуватися у своїх книгах. За допомогою команди Excel Вікно Розташувати можна розташувати відкриті робочі книги на екрані чотирма способами.
• поруч - робочі книги відкриваються в маленьких вікнах, на які ділиться весь екран "плитковим" способом;
• зверху вниз - відкриті робочі книги відображаються у вікнах, що мають вигляд горизонтальних смуг,
• зліва направо - відкриті робочі книги відображаються у вікнах, що мають вигляд вертикальних смуг;
• каскадом - робочі книги (кожна в своєму вікні) "викладаються" на екрані шарами.
Переходи між робочими книгами
Незалежно від того, робите ви розташувати на екрані всі відкриті робочі книги або просто "поклали" їх один на одного в порядку відкриття, ви можете легко переходити від однієї книги до іншої. У Excel передбачено кілька швидких способів переходу до потрібної книзі. Для цього можна використовувати мишу, клавіші екстреного доступу або меню Excel Вікно. Ось ці способи:
• клацніть на видимій частині вікна робочої книги;
• натисніть клавіші <Ctrl + F6> для переходу з вікна однієї книги у вікно іншої.
• відкрийте меню Excel Вікно. У нижній його частині міститься список відкритих робочих книг. Для переходу в потрібну книгу просто клацніть по імені.
Копіювання даних з однієї робочої книги в іншу
За допомогою команди Excel Копіювати можна копіювати дані з однієї робочої книги в іншу. Наприклад, ви відкрили дві робочі книги одна з яких містить квартальний бюджет, а інша - річний. Для економії часу було б непогано скопіювати дані по першому кварталу з першої робочої книги в другу. При цьому вихідні дані в першій робочій книзі не змінював з'явиться копія цих даних.
Щоб скопіювати дані з однієї робочої книги в іншу, відкрийте обидві робочі книги. Виділіть дані в першій книзі і клацніть на кнопці Копіювати панелі інструментів Стандартна переключитися в іншу книгу, використовуйте будь-який з перерахованих вище методів. Наприклад, відповідно до одного з них, виберіть з меню Вікно ім'я другої робочої книги. Перейдіть у потрібний робочий лист і виділіть комірку, в яку плануєте вставити дані. Клацніть на кнопці Вставити панелі інструментів Стандартна. Excel моментально скопіює дані в другу робочу книгу.
Перенесення даних між робочими книгами
Ця процедура аналогічна копіюванню даних. Відмінність полягає у використанні іншої кнопки. Виділіть дані в першій робочій книзі і клацніть на кнопці Вирізати панелі інструментів Стандартна, щоб витягти дані. Перейшовши в іншу робочу книгу, виділіть потрібну комірку і клацніть на кнопці Вставити панелі інструментів Стандартна. У результаті Excel видалить дані з першої робочої книги і вставить їх в другу.
Існує швидкий спосіб перенесення даних робочого листа (листів) між робочими книгами. Він полягає у використанні методу "перетягнути і опустити". Спочатку відкрийте книги, задіяні в операції перенесення даних. Виберіть з меню Excel команду Окно / Розташувати. У діалоговому вікні Розташування вікон виберіть варіант поруч і клацніть на кнопці ОК. Ви повинні бачити хоча б невелику частину вікна кожної робочої книги. Виділіть ярличок аркуша (аркушів), який ви хочете скопіювати. Помістіть покажчик миші поверх виділеного ярлика аркуша, клацніть і, не відпускаючи кнопку миші, перетягніть ярличок у вікно іншої робочої книги. Коли ви відпустите кнопку миші, лист буде "прописаний" у новій (для нього) робочій книзі.
Створення зв'язків між робочими листами і робочими книгами.
Excel дозволяє використовувати в таблиці дані з інших листів та з інших таблиць.
Зв'язування - це процес динамічного оновлення даних в робочому листі на підставі даних іншого джерела (робочого аркуша або робочої книги). Пов'язані дані відображають будь-які зміни, що вносяться у вихідні дані.
Зв'язування виконується за допомогою спеціальних формул, які містять так звані зовнішні посилання. Зовнішнє посилання може посилатися на клітинку з іншого робочого листа тієї ж книги або на рахунку будь-якого іншого робочого аркуша будь-якої іншої робочої книги. Наприклад, зв'язки між двома листами досягається за рахунок введення в один лист формули зв'язку з посиланням на клітинку в іншому аркуші.
Excel дозволяє створювати зв'язки з іншими робочими листами та іншими робочими книгами трьох типів:
• посилання на інший робочий лист у формулі зв'язування з використаний посилання на лист;
• посилання на кілька робочих аркушів у формулі зв'язування з використанням тривимірної посилання,
• посилання на іншу робочу книгу у формулі зв'язування. Формула зв'язування вводиться в клітинку, в якій потрібно отримати результат.
Використання у формулі зв'язування посилання на інший робочий лист
При роботі з великою кількістю даних та створенні численних paбочіх листів для зберігання цих даних виникають ситуації, коли формула на одному робочому аркуші використовує дані з іншого робочого аркуша. Такі формули дуже корисні, оскільки позбавляють вас від необхідності зберігати надлишкові дані на багатьох робочих аркушах.
При зв'язуванні робочих книг використовується ряд термінів, які вам слід знати. Робоча книга, яка містить формулу зв'язування, називається залежною робочою книгою, а робоча книга, яка містить зв'язуються дані - вихідної робочою книгою.
Щоб послатися на клітинку в іншому робочому аркуші, поставте знак оклику між ім'ям листа і ім'ям осередки. Синтаксис для цього типу формул виглядає наступним чином: = ЛИСТ! Осередок. Якщо ваш лист має ім'я, то замість позначення лист використовуйте ім'я цього листа. Наприклад, Звіт! B 5.
Якщо ім'я містить пробіли (наприклад, Бюджет 99), то при створенні посилань на інші аркуші це ім'я необхідно укладати в одинарні лапки.
Зв'язування декількох робочих аркушів
Часто зустрічаються ситуації, коли формула повинна посилатися на діапазон комірок, що включає два або навіть більше аркушів у книзі. Зазвичай це відбувається, коли створюються ідентичні робочі листи для розподілу бюджету за різні періоди часу, для відомостей про роботу різних бригад або для відомостей про продажі в різних регіонах. У вас також можуть бути різні робочі листи, але їх підсумкові значення спецiально містяться в комірках з ідентичними адресами. І всі ці підсумкові значення можна потім звести воєдино для отримання загального підсумку в одній формулі, яка містить посилання на всі ці листи та адреси осередків.
У таких випадках Excel посилається на діапазони клітинок за допомогою тривимірних посилань. Тривимірна посилання встановлюється шляхом включення діапазону аркушів (з зазначенням початкового і кінцевого листа) і відповідного діапазону комірок. Наприклад, формула, яка використовує тривимірну посилання, яка включає листи від Аркуш1 до Ліст5 і комірки А4: А8, може мати наступний вигляд: = SUM (Лист1: ЛІСТ5! А4: А8).
Тривимірні посилання можна включити у формулу і іншим способом. Для цього досить клацнути на робочому аркуші, який потрібно включити до формули. Але спочатку почніть формулу у клітинці, де хочете отримати результат. Коли дійде черга до використання тривимірного посилання, клацніть на ярличку першого аркуша, що підлягає включенню у заслання, потім натисніть (і не відпускайте) клавішу <Shift> і клацніть на ярличку останнього листа, що підлягає включенню у заслання. Після цього виділить потрібні клітинки. Завершивши побудову формули, натисніть клавішу <Enter>.
Зв'язування робочих книг
При зв'язуванні робочих книг використовується ряд термінів, які вам слід знати. Робоча книга, яка містить формулу зв'язування, називається залежною робочою книгою, а робоча книга, яка містить зв'язуються дані - вихідної робочою книгою.
Зв'язок між двома файлами досягається за рахунок введення в один файл формули зв'язку з посиланням на клітинку в іншому файлі, файл, який отримує дані з іншого, називається файлом призначення, а файл, який надає дані, - файлом-джерелом.
Як тільки зв'язок встановлюється. Excel копіює величину з осередку в файлі-джерелі в клітинку файлу призначення. Величина в осередку призначення автоматично оновлюється.
При посиланні на клітинку, яка міститься в іншій робочій книзі, використовується наступний синтаксис: [Книга] Лист! Осередок. Вводячи формулу зв'язування для посилання на посилання з іншої робочої книги, використовуйте ім'я цієї книги, укладену в квадратні дужки, за якими без пробілів має слідувати ім'я робочого листа, потім знак оклику (!), А після нього - адреса комірки (осередків). Наприклад 'C: \ Petrov \ [Журнал1. Хls] Література';! L3.
Оновлення зв'язків
Працюючи з декількома робочими книгами та формулами зв'язування, необхідно знати, як ці зв'язки оновлюються. Чи будуть результати формул оновлюватися автоматично, якщо змінити дані в комірках, на які є посилання в тільки в тому випадку, якщо відкриті обидві робочі книги.
Якщо дані у вихідній робочій книзі змінюються в той момент, коли залежна книга (яка містить формулу зв'язування) закрита, то пов'язані дані не оновлюються негайно. Відкриваючи залежну робочу книгу наступного разу, Excel запросить від вас підтвердження на оновлення даних. Щоб оновити всі пов'язані дані в робочій книзі, виберіть відповідь Так. Якщо у вас є зв'язки, які оновлюються вручну, або ви хочете самі оновити зв'язку, виберіть відповідь Ні.
Для видалення аркуша виберіть команду Видалити з контекстно-залежного меню для ярликів. Для видалення відразу декількох робочих аркушів попередньо виділіть їх при натиснутій клавіші Ctrl.
Перевірте:
чи знаєте ви, що таке: робоча книга Excel; робочий лист, правила запису формул для зв'язку робочих листів;
чи вмієте ви: вставляти робочий лист; видаляти; перейменовувати; переміщати; копіювати; відкривати вікна; закривати; впорядковувати; здійснювати зв'язок між листами однієї і різних робочих книг.
Миколаївська загальноосвітня школа № 3
Реферат
з інформатикина тему:
Рабо чаю книга Excel. Зв'язок між робочими аркушами.
Спільне використання даних.
Підготувала
учениця 11-А класуВоронова Олена
Перевірила
Девяткова В.М.
2002
Рабо чаю книга Excel. Зв'язок між робочими аркушами.
Спільне використання даних.
Листи робочої книги
До цих пір працювали тільки з одним листом робочої книги. Часто буває корисно використовувати кілька робочих аркушів.
У нижній частині екрана видно Ярлички аркушів. Якщо клацнути на ярличку лівою клавішею миші, то зазначений лист стає активним і переміщається нагору. Клацання правою кнопкою на ярлику викличе меню для таких дій з листом, як переміщення, видалення, перейменування і т.д.
У лівому нижньому кутку вікна робочої книги знаходяться кнопки прокрутки за допомогою яких можна переходити від одного робочого листа до іншого.
Клацнувши правою кнопкою миші на кнопках прокручування ярличків, можна відкрити констектно - залежне меню для вибору потрібного робочого листа.
Розташування робочих книг
Припустимо, ви хочете бачити на екрані відразу всі відкриті книги, Excel без зусиль виконає ваше бажання, причому ви зможете легко орієнтуватися у своїх книгах. За допомогою команди Excel Вікно Розташувати можна розташувати відкриті робочі книги на екрані чотирма способами.
• поруч - робочі книги відкриваються в маленьких вікнах, на які ділиться весь екран "плитковим" способом;
• зверху вниз - відкриті робочі книги відображаються у вікнах, що мають вигляд горизонтальних смуг,
• зліва направо - відкриті робочі книги відображаються у вікнах, що мають вигляд вертикальних смуг;
• каскадом - робочі книги (кожна в своєму вікні) "викладаються" на екрані шарами.
Переходи між робочими книгами
Незалежно від того, робите ви розташувати на екрані всі відкриті робочі книги або просто "поклали" їх один на одного в порядку відкриття, ви можете легко переходити від однієї книги до іншої. У Excel передбачено кілька швидких способів переходу до потрібної книзі. Для цього можна використовувати мишу, клавіші екстреного доступу або меню Excel Вікно. Ось ці способи:
• клацніть на видимій частині вікна робочої книги;
• натисніть клавіші <Ctrl + F6> для переходу з вікна однієї книги у вікно іншої.
• відкрийте меню Excel Вікно. У нижній його частині міститься список відкритих робочих книг. Для переходу в потрібну книгу просто клацніть по імені.
Копіювання даних з однієї робочої книги в іншу
За допомогою команди Excel Копіювати можна копіювати дані з однієї робочої книги в іншу. Наприклад, ви відкрили дві робочі книги одна з яких містить квартальний бюджет, а інша - річний. Для економії часу було б непогано скопіювати дані по першому кварталу з першої робочої книги в другу. При цьому вихідні дані в першій робочій книзі не змінював з'явиться копія цих даних.
Щоб скопіювати дані з однієї робочої книги в іншу, відкрийте обидві робочі книги. Виділіть дані в першій книзі і клацніть на кнопці Копіювати панелі інструментів Стандартна переключитися в іншу книгу, використовуйте будь-який з перерахованих вище методів. Наприклад, відповідно до одного з них, виберіть з меню Вікно ім'я другої робочої книги. Перейдіть у потрібний робочий лист і виділіть комірку, в яку плануєте вставити дані. Клацніть на кнопці Вставити панелі інструментів Стандартна. Excel моментально скопіює дані в другу робочу книгу.
Перенесення даних між робочими книгами
Ця процедура аналогічна копіюванню даних. Відмінність полягає у використанні іншої кнопки. Виділіть дані в першій робочій книзі і клацніть на кнопці Вирізати панелі інструментів Стандартна, щоб витягти дані. Перейшовши в іншу робочу книгу, виділіть потрібну комірку і клацніть на кнопці Вставити панелі інструментів Стандартна. У результаті Excel видалить дані з першої робочої книги і вставить їх в другу.
Існує швидкий спосіб перенесення даних робочого листа (листів) між робочими книгами. Він полягає у використанні методу "перетягнути і опустити". Спочатку відкрийте книги, задіяні в операції перенесення даних. Виберіть з меню Excel команду Окно / Розташувати. У діалоговому вікні Розташування вікон виберіть варіант поруч і клацніть на кнопці ОК. Ви повинні бачити хоча б невелику частину вікна кожної робочої книги. Виділіть ярличок аркуша (аркушів), який ви хочете скопіювати. Помістіть покажчик миші поверх виділеного ярлика аркуша, клацніть і, не відпускаючи кнопку миші, перетягніть ярличок у вікно іншої робочої книги. Коли ви відпустите кнопку миші, лист буде "прописаний" у новій (для нього) робочій книзі.
Створення зв'язків між робочими листами і робочими книгами.
Excel дозволяє використовувати в таблиці дані з інших листів та з інших таблиць.
Зв'язування - це процес динамічного оновлення даних в робочому листі на підставі даних іншого джерела (робочого аркуша або робочої книги). Пов'язані дані відображають будь-які зміни, що вносяться у вихідні дані.
Зв'язування виконується за допомогою спеціальних формул, які містять так звані зовнішні посилання. Зовнішнє посилання може посилатися на клітинку з іншого робочого листа тієї ж книги або на рахунку будь-якого іншого робочого аркуша будь-якої іншої робочої книги. Наприклад, зв'язки між двома листами досягається за рахунок введення в один лист формули зв'язку з посиланням на клітинку в іншому аркуші.
Excel дозволяє створювати зв'язки з іншими робочими листами та іншими робочими книгами трьох типів:
• посилання на інший робочий лист у формулі зв'язування з використаний посилання на лист;
• посилання на кілька робочих аркушів у формулі зв'язування з використанням тривимірної посилання,
• посилання на іншу робочу книгу у формулі зв'язування. Формула зв'язування вводиться в клітинку, в якій потрібно отримати результат.
Використання у формулі зв'язування посилання на інший робочий лист
При роботі з великою кількістю даних та створенні численних paбочіх листів для зберігання цих даних виникають ситуації, коли формула на одному робочому аркуші використовує дані з іншого робочого аркуша. Такі формули дуже корисні, оскільки позбавляють вас від необхідності зберігати надлишкові дані на багатьох робочих аркушах.
При зв'язуванні робочих книг використовується ряд термінів, які вам слід знати. Робоча книга, яка містить формулу зв'язування, називається залежною робочою книгою, а робоча книга, яка містить зв'язуються дані - вихідної робочою книгою.
Щоб послатися на клітинку в іншому робочому аркуші, поставте знак оклику між ім'ям листа і ім'ям осередки. Синтаксис для цього типу формул виглядає наступним чином: = ЛИСТ! Осередок. Якщо ваш лист має ім'я, то замість позначення лист використовуйте ім'я цього листа. Наприклад, Звіт! B 5.
Якщо ім'я містить пробіли (наприклад, Бюджет 99), то при створенні посилань на інші аркуші це ім'я необхідно укладати в одинарні лапки.
Зв'язування декількох робочих аркушів
Часто зустрічаються ситуації, коли формула повинна посилатися на діапазон комірок, що включає два або навіть більше аркушів у книзі. Зазвичай це відбувається, коли створюються ідентичні робочі листи для розподілу бюджету за різні періоди часу, для відомостей про роботу різних бригад або для відомостей про продажі в різних регіонах. У вас також можуть бути різні робочі листи, але їх підсумкові значення спецiально містяться в комірках з ідентичними адресами. І всі ці підсумкові значення можна потім звести воєдино для отримання загального підсумку в одній формулі, яка містить посилання на всі ці листи та адреси осередків.
У таких випадках Excel посилається на діапазони клітинок за допомогою тривимірних посилань. Тривимірна посилання встановлюється шляхом включення діапазону аркушів (з зазначенням початкового і кінцевого листа) і відповідного діапазону комірок. Наприклад, формула, яка використовує тривимірну посилання, яка включає листи від Аркуш1 до Ліст5 і комірки А4: А8, може мати наступний вигляд: = SUM (Лист1: ЛІСТ5! А4: А8).
Тривимірні посилання можна включити у формулу і іншим способом. Для цього досить клацнути на робочому аркуші, який потрібно включити до формули. Але спочатку почніть формулу у клітинці, де хочете отримати результат. Коли дійде черга до використання тривимірного посилання, клацніть на ярличку першого аркуша, що підлягає включенню у заслання, потім натисніть (і не відпускайте) клавішу <Shift> і клацніть на ярличку останнього листа, що підлягає включенню у заслання. Після цього виділить потрібні клітинки. Завершивши побудову формули, натисніть клавішу <Enter>.
Зв'язування робочих книг
При зв'язуванні робочих книг використовується ряд термінів, які вам слід знати. Робоча книга, яка містить формулу зв'язування, називається залежною робочою книгою, а робоча книга, яка містить зв'язуються дані - вихідної робочою книгою.
Зв'язок між двома файлами досягається за рахунок введення в один файл формули зв'язку з посиланням на клітинку в іншому файлі, файл, який отримує дані з іншого, називається файлом призначення, а файл, який надає дані, - файлом-джерелом.
Як тільки зв'язок встановлюється. Excel копіює величину з осередку в файлі-джерелі в клітинку файлу призначення. Величина в осередку призначення автоматично оновлюється.
При посиланні на клітинку, яка міститься в іншій робочій книзі, використовується наступний синтаксис: [Книга] Лист! Осередок. Вводячи формулу зв'язування для посилання на посилання з іншої робочої книги, використовуйте ім'я цієї книги, укладену в квадратні дужки, за якими без пробілів має слідувати ім'я робочого листа, потім знак оклику (!), А після нього - адреса комірки (осередків). Наприклад 'C: \ Petrov \ [Журнал1. Хls] Література';! L3.
Оновлення зв'язків
Працюючи з декількома робочими книгами та формулами зв'язування, необхідно знати, як ці зв'язки оновлюються. Чи будуть результати формул оновлюватися автоматично, якщо змінити дані в комірках, на які є посилання в тільки в тому випадку, якщо відкриті обидві робочі книги.
Якщо дані у вихідній робочій книзі змінюються в той момент, коли залежна книга (яка містить формулу зв'язування) закрита, то пов'язані дані не оновлюються негайно. Відкриваючи залежну робочу книгу наступного разу, Excel запросить від вас підтвердження на оновлення даних. Щоб оновити всі пов'язані дані в робочій книзі, виберіть відповідь Так. Якщо у вас є зв'язки, які оновлюються вручну, або ви хочете самі оновити зв'язку, виберіть відповідь Ні.
Для видалення аркуша виберіть команду Видалити з контекстно-залежного меню для ярликів. Для видалення відразу декількох робочих аркушів попередньо виділіть їх при натиснутій клавіші Ctrl.
Перевірте:
чи знаєте ви, що таке: робоча книга Excel; робочий лист, правила запису формул для зв'язку робочих листів;
чи вмієте ви: вставляти робочий лист; видаляти; перейменовувати; переміщати; копіювати; відкривати вікна; закривати; впорядковувати; здійснювати зв'язок між листами однієї і різних робочих книг.